Kjørebok – dette er reglene

Kjørebok eller ikke? Du har vanligvis ingen plikt til å føre kjørebok, men den kan være nødvendig for å dokumentere kjøring. Og hvis du foretrekker papirvarianten, er det fortsatt mulig for de fleste.

Skatteloven og bokføringsloven sier ikke noe om plikt til å føre kjørebok når du bruker personbil til yrkeskjøring. Det er noen unntak for kjøring over 40.000 kilometer i året og ved individuell fastsetting av fordelen ved bruk av varebiler med grønne skilt og lette lastebiler. Ser mer om dette nedenfor.

Men i Skatte-ABC står det at «en nøyaktig ført kjørebok vil for skattyter oftest være en avgjørende dokumentasjon for yrkeskjøringen.»

Kjørebok for dokumentasjon

Dermed er det en klar fordel å føre kjørebok hvis du vil ha ditt på det tørre ved en eventuell skattekontroll. Det er også en fordel for oversikten når du skal ha kilometergodtgjørelse eller vite hvor mye du har kjørt i forbindelse med bedriften.

Og da er vi over på neste spørsmål: Elektronisk eller papir?

Det finnes en rekke løsninger for deg som ønsker elektronisk kjørebok. Dette er GPS-baserte kjørebøker som monteres fast i kjøretøyet.

I de fleste tilfellene er det ikke krav om elektronisk kjørebok. Regelverket kan virke kronglete, men krav om elektronisk kjørebok gjelder kun i disse tilfellene:

• Hvis beregnet fordel av ansattes private bruk av firmabil (varebil med grønne skil og lett lastebil) der det foreligger tjenstlig behov beregnes via såkalt individuell fastsetting. Her skal den elektroniske kjøreboka administreres av deg selv, og dokumentere total kjørelengde og kjørelengde for yrkeskjøringa. Differansen skal skattlegges som privat bruk av bilen, med en sats på 3,40 kroner (2022). Hvis du velger fordelsbeskatning ut fra bilens listepris osv, er det ikke krav om elektronisk kjørebok. Disse reglene er tilsvarende også hvis du er selvstendig næringsdrivende og har behov for yrkesbil (varebil klasse 2, med grønne skilt).
• Hvis du vil dokumentere at yrkeskjøring med arbeidsgivers bil overstiger 40 000 kilometer og vil ha lavere beskatning enn via sjablongfradraget.

Kravene til elektronisk kjørebok – hvis slik installeres i bilen

Den elektroniske kjøreboka skal være GPS-basert og fastmontert i kjøretøyet. Skatteetaten oppgir i tillegg disse kravene til elektronisk kjørebok:

• Kjøreboka skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkslett.
• Kjøreboka skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene.
• Kjøreboka skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor du registrerer om turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål.
• Eventuelle avvik i kjøreboka, som for eksempel driftsstans, skal registreres.
• Den elektroniske kjøreboka skal anskaffes og administreres av arbeidsgiver.
• Dette innebærer at arbeidsgiver sørger for anskaffelse og installasjon og at hen har tilgang til og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboka, jf. opplysningsplikten.

For de fleste holder det med papirkjørebok

For de aller fleste er det altså ikke noe krav om elektronisk kjørebok. Jeg har overtatt ansvaret for Risanger kjørebok på papir – som har vært utgitt i over 40 år. Nedenfor har jeg sett på regelverket for kjørebøker og når du kan bruke papirvarianter. Det er stort sett ikke nødvendig med digitale løsninger, og ei papirkjørebok kan du ha liggende for eksempel i hanskerommet.

Her kan du kjøpe Risanger og Stavrums kjørebok for 2023.

Her kan du fortsatt kjøpe Risangers kjørebok for 2022.

Du kan bruke papirkjørebok i disse tilfellene:

1. Bilgodtgjørelse for kjøring med egen privatbil

Dette er den vanlige kilometergodtgjørelsen etter statens satser og regulativ til ansatt eller oppdragstaker. Noen bedrifter kan ha avtaler om å bruke Skattedirektoratets skattefrie satser, som er litt lavere. Da slipper bedriften arbeidet med å beregne skatt av en liten del av kilometergodtgjørelsen.
Dette er også aktuelt for deg som er ansatt i eget AS. Ved kjøring med egen privatbil for arbeidsgiver gir kjøreboka dokumentasjon for reiseregning til arbeidsgiveren, og som dokumentasjon av at det dreier seg om reell tjenestekjøring. Greit å ha i orden ved eventuell skattekontroll.

2. Når du er ansatt og bruker firmabil kun til tjenestekjøring

Da kan kjørebok på papir brukes til å dokumentere at firmabilen kun brukes i tjeneste og ikke privat.

NB! Det kreves elektronisk kjørebok bare når du vil bli beskattet for fordel ved privat bruk av firmabil eller yrkesbil ut fra faktisk dokumentert kjøring privat

3. For selvstendig næringsdrivende som kjører lite i bedriftssammenheng

Hvis du jevnlig kjører mindre enn 6000 kilometer med din privatbil i næring hvert år, kan kjøreboka brukes for å dokumentere antall kilometer. Du får nemlig et kilometerfradrag for antall kilometer du kjører med bilen din i forbindelse med virksomheten/næringa. Fradraget ligger for tida på rundt 3,50 kr per kilometer for kjøring inntil 6000 kilometer.

NB! Det er altså heller ikke her et krav om kjørebok, men det er lurt å bruke den i tilfelle skatteetaten kommer på kontroll og ber om at du sannsynliggjør at du har rett på fradraget.

Tips! Har du avtale med kunder om at de skal betale kjøring i forbindelse med leveranser? Med kjørebok får du bedre kontroll når du fakturerer dem. Og husk at vi her snakker om omsetning. Det har ikke noe med fradraget å gjøre.

Plussmedlem hos oss? Se også guiden La kunden betale for din bilkjøring.

4. Til ditt regnskap i enkeltpersonforetaket hvis du kjører mer enn 6000 kilometer

Bilen din skal tas inn i regnskapet og regnskapslignes hvis du bruker den mer enn 6000 kilometer hvert år i næring/virksomhet. Da regnes den som yrkesbil/næringsbil, og den kommer inn under reglene for saldoavskrivning.

I slike tilfeller er det også viktig å føre kjørebok.

5 tips til kjøreboka

Flere tips i videoen nedenfor, fra et av Miniforetaks digitale morgenmøter høsten 2021. Ikke tekstet? Klikk på tannhjulet og velg norsk tekst.

Kravene til føring av kjørebok

Når du fører kilometerne du kjører med bilen din, enten det er for kunde eller for arbeidsgiver, er det noen grunnleggende og krav som stilles.

Når du mottar bilgodtgjørelse fra arbeidsgiver

Bilgodtgjørelse skal legitimeres ved reiseregning eller kjørebok som er utarbeidet av arbeidstakeren. Den skal ha minst dette innholdet:

• Arbeidstakers navn, adresse og underskrift,
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise (ikke krav om klokkeslett dersom det bare utbetales bilgodtgjørelse),
• formålet med reisen,
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,
• fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer,
• totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes-/tjenestereisen beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram og
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for.

Andre krav til kjøreboka

Reglene ovenfor gjelder spesielt for bilgodtgjørelse. Her er regler som gjelder for kjørebøker generelt:

• Kjøreboka må fortløpende og daglig registrere bruken av bilen i yrket.
• Den må angi utgangspunktet for dagens kjøring, hvilket firma, byggeplass eller lignende som er besøkt, hvor kjøringen avsluttes og kjørelengden ifølge kilometertelleren.
• Bilens kilometerstand må minst hver måned avleses fra kilometertelleren og anføres i boken. Når en bokføringspliktig har ført kjørebok, er den oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter bokføringsloven.

Slik bruker du Risangers kjørebok

Her kan du kjøpe Risangers kjørebok for 2023. Kjøreboka er enkel å bruke, og er utarbeidet i samsvar med regelverket nevnt ovenfor. I tillegg til skjemaene for utfylling finner du mange biltips og bilregler på sidene bak i boka.

NB! Hver måned har nå to dobbeltsider, så du kan føre inn flere turer hvis du har behov for det. Månedssidene har faste rubrikker å skrive den nødvendige informasjonen i. Selve dokumentasjonen fører du inn i disse feltene for hver tur:

Dato: Det holder å skrive for eksempel «9.», fordi måneden allerede er angitt.

Tidspunkt for start og stopp: Her skriver du inn klokkeslettet for starten og slutten på turen.

NB! Det er ikke krav om klokkeslett hvis det bare utbetales bilgodtgjørelse.

Hovedfeltet: Her skriver du formålet, eventuell kunde, adresse/reiserute og eventuelle passasjerers navn. Hvis det blir liten plass, kan du bruke neste linje (og hoppe til neste linje igjen ved dokumentasjon av neste tur).

Antall kilometer: Her fører du antall kilometre du har fradrag for eller skal ha godgjørelse for.

Tillegg: Her fører du inn eventuelle tillegg (skogs-/anleggsvei, frakt av utstyr, passasjerer). I boka får du anvist bokstavkoder.

Andre utgifter: Vi har i 2023-kjøreboka gjort det enklere å holde oversikt over bompenger, parkeringsavgifter og ferjekostnader. Bak i boka har vi laget notatskjema for hver måned, slik at det blir enklere for deg å summere disse utgiftene på månedssidene.

Nederst på hver månedsside summerer du ved månedens slutt, daterer og skriver under. Du krysser av og overfører til neste side hvis du har behov for mer plass.

NB! Nede til høyre finner du også rubrikken for å skrive inn bilens kilometerstand på siste månedsdato. Som du leste tidligere, er det nødvendig å avlese den totale kilometerstanden bare én gang hver måned.

Og vips, så har du kjøreboka ferdig utfylt og har dokumentasjonen klar, overfor både arbeidsgiver og skattemyndighetene.

Her kan du fortsatt kjøpe Risangers kjørebok for 2022.