Faktura – her får du forklaringen på hva det er
Sist oppdatert 18.03.2023
En faktura er et salgsdokument fra selger til kjøper. Det er strenge krav til hva en faktura skal inneholde, og du bør unngå hjemmesnekra løsninger.
Når du skal sende en faktura, er det innholdet, og ikke formen, som er viktig. Av gammel vane bruker vi fortsatt ofte samme utseende på fakturaen som tidligere: en faktura i hvitt og gult. Men det er ikke noe krav at den skal se slik ut.
En faktura må ha et unikt nummer, som du ikke kan endre etter at du har laget den.
Må kreditere ved feil
Dette innebærer at du må utarbeide en kreditnota/kreditfaktura (kreditere) hvis du lager en faktura med feil. Kreditnotaen nuller ut den opprinnelige fakturaen og får sitt eget nummer. Den må også bokføres i regnskapet.
NB! Fakturaen med feil må også være med i ditt system, slik at nummerserien er intakt. Dokumentasjon er viktig.
Vær også oppmerksom på at stadig flere offentlige kunder kun tar imot e-faktura (faktura i formatet EHF: elektronisk handelsformat).
Fra 2. april 2019 har de faktisk plikt til å kreve at du sender EHF-faktura (e-faktura), med ett unntak.
Enkeltpersonforetak eller aksjeselskap?
Kravene til en faktura
Fakturaen/salgsdokumentet skal minst inneholde:
- Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen.
- Angivelse av partene.
- Ytelsens art og omfang.
- Tidspunkt og sted for levering av ytelsen.
- Vederlag og betalingsforfall.
- Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift.
- Ordet Foretaksregisteret (ikke forkortet), hvis du har et AS eller et NUF. Må skrives på norsk også dersom du fakturerer til utlandet, eventuelt med engelsk oversettelse i parentes. Ingen krav til hvor på dokumentet du plasserer ordet.
- Også for NUF og AS: Hovedkontorets adresse må fremgå av salgsdokumentet, og hvis selskapet er under utvikling må dette også opplyses.
NB! Kommentar til punktet om at ordet «Foretaksregisteret» skal være med for AS og NUF: Mye tyder på at det vil anses som en liten feil ikke å ha med dette ordet, etter som alle AS og NUF uansett er registrert i Foretaksregisteret.
Send i tide
Et annet moment, som kom inn med den nye bokføringsloven i 2006, er at du som hovedregel skal sende faktura for levert vare eller tjeneste senest en måned etter levering.
Kort fortalt handler dette om at kostnader/inntekter skal bli registrert på riktig periode.
Og jeg regner med at du ikke er spesielt interessert i å låne ut penger gratis til kundene dine.
NB! Nå kan du tilbakedatere fakturaer, det vil si at du kan bruke siste dato i foregående måned på fakturaer som lages innen de 15 første virkedagene i måneden, hvis tjenesten eller varen ble levert forrige måned.
Dette står nå klart og tydelig i bokføringsforskriftens paragraf 5-1-3, tredje ledd.
I Miniforetak PLUSS har vi en oversikt over norske nettbaserte faktureringstjenester.
Hos Lovdata finner du mer om faktura/salgsdokument. Søk på Bokføringsforskriften.
Kommentarer