E-post: 9 tips for å unngå at den blir en tidstyv

Mann som mottar e-post på telefonen.

Har du logget hvor mye tid du bruker på e-post, eller har du helt sluttet med å bruke dette verktøyet for kommunikasjon?

For mange går mye av både arbeidshverdagen med til å lese og svare på e-post, og jeg anbefaler deg å logge hvor mye tid du bruker på verktøyet.

En amerikansk undersøkelse viste for noen år siden at nesten sju av ti arbeidstakere bruker mellom en og tre timer på å lese e-post hver dag.

Én av ti bruker opp mot fem timer daglig på e-post, og vi nordmenn er ikke særlig bedre, selv om e-posten har fått en svakere posisjon enn tidligere.

NB! Dette innlegget ble første gang publisert for noen år siden, men det er relevant ennå. E-post som kommunikasjonskanal er fortsatt utbredt, i hvert fall innenfor næringslivet.

Samtidig har andre verktøy i stor grad overtatt når det gjelder internkommunikasjon i bedrifter og organisasjoner. Tipsene nedenfor gjelder også slike verktøy.

Enkeltpersonforetak eller aksjeselskap?

Tilbake til saken:

Beregnet tid: 2 minutter.

E-post stjeler av tida du kunne brukt til inntektsbringende arbeid. Her er ni tips til forbedring, med Steria som opprinnelig kilde. Jeg har justert, trukket fra og lagt til:

  1. Vit hva du vil

    E-posten din bør ha et klart definert mål. Spør deg selv: «Hva er det jeg vil oppnå, og hvordan vil jeg at mottakerne av budskapet skal reagere?».

  2. Lag ei informativ overskrift

    Ei god overskrift sørger for at mottakeren oppfatter og forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast.

    Prøv å skrive alt du vil si i overskrifta hvis budskapet er veldig kort. Eksempel: «Allmøte for alle ansatte i kantina 14. august kl. 8.30 – 9.30.»

    NB! For internkommunikasjon har mange nå gått over til andre verktøy, som Teams (Microsoft), Slack eller Twist, som er verktøyet vi bruker selv.

  3. Si det viktigste først

    Har du flere ting på hjertet, så si én ting om gangen. Prøv å begrense lengden og antall budskap du ønsker å formidle.

  4. Vurder hvem du sender til

    Tenk deg godt om før du klikker på «svar alle». Sender du beskjed til store grupper, bør du alltid vurdere sirkulasjonslisten nøye. Søppelpost og kjedebrev er nei-nei.

  5. Hva er nok til å gi resultat?

    Send ikke beskjeder og notater til andre enn dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater. Det virker mot sin hensikt hvis du gjør det.

  6. Ikke send vedlegg i utide

    Vedlegg tar masse plass, spesielt når de sendes til mange personer. Gi heller mottaker beskjed om hvor informasjonen kan finnes.

    Gjennom lenker kan materialet gjøres tilgjengelig for de berørte når de trenger det.

  7. Unngå å skjelle ut folk

    Tenk deg godt om før du sender følelsesladde beskjeder. Et par ramsalte muntlige uttrykk glemmes fort. Men det du skriver i en e-post kan bli lagret for evigheten, videresendes til andre og bli brukt mot deg senere.

  8. Si viktige ting ansikt til ansikt

    En god, gammeldags samtale vil alltid være mer effektiv enn e-post, fordi du kan spille på flere sanser, kroppsspråk og toneleie.

  9. Når du har ferie

    Ja, da fortjener du fri fra flommen av e-post på jobben. Er du som meg, blir du mer stresset av ikke å få tatt unna det verste.

    Selv bestemmer jeg meg for at produksjon blir lagt til side i ferien, men jeg sjekker e-post innimellom og sender kjappe svar der det er behov.
    Da unngår jeg en uoverstigelig mengde etter ferien.

Hvordan gjør du det med e-post i ferien? Send meg gjerne en e-post om det.

Les også: 9 tips til bedre tidsbruk i bedriften

Ikke medlem? Bli gratismedlem her

NB! Vi lager en ny versjon av vår e-læringsplattform, med hovedvekt på kurs for ENK og små AS. I introduksjonsperioden får du et ekstra godt tilbud på plussmedlemskap.

Se også

[VERKTØY] Nettbaserte gratisverktøy du bør se på

Nettbaserte gratisverktøy finnes det mange av. Vi har laget en oversikt over verktøy for timeregistrering, prisberegning, gjøremål – og andre gode verktøy vi har sansen for. Innhold:1) Kalkulator for å beregne timepris2) Todoist til planlegging 3) Timeregistrering? 4) Pensjonskalkulator finner du hos Nav5) Lag ditt eget design med Canva6) Rediger PDF med PDFescape7) Skatteberegning hos Skatteetaten8) Sjekk…

Dette innholdet får du tilgang til som plussmedlem: Kurs og kunnskap for ENK og små AS.

Sjekk reglene for e-postmarkedsføring

Det er ikke fritt fram for å markedsføre via e-post og andre elektroniske kanaler. Det kan koste deg svært dyrt hvis du trår feil i regelverket. Hovedregelen er at du kun kan sende ut elektroniske markedsføringshenvendelser til fysiske personer som har samtykket til å motta slik e-postmarkedsføring (Markedsføringsloven § 15). Bakgrunnen er at denne typen…

Dette innholdet får du tilgang til som plussmedlem: Kurs og kunnskap for ENK og små AS.

Fradrag for EK-tjenester i enkeltpersonforetaket

Her får du du en oversikt over regelverket for fradrag for EK-tjenester i enkeltpersonforetaket. Fakta Selvstendig næringsdrivende/ENK får fradrag for kostnad til elektronisk kommunikasjon i virksomheten. Sjablongreglene gjelder blant annet på disse områdene (vi har tatt med de viktigste): Fastelefon,mobiltelefon,fasttilgang til bredbånd,mobildataog etablering/installasjon (NB!). Du får fradrag for én eller flere av disse tjenestene i…

Dette innholdet får du tilgang til som plussmedlem: Kurs og kunnskap for ENK og små AS.

Kommentarer