Enkeltpersonforetak og andre miniforetak kan også få bokettersyn

Ill.foto: YAY micro

Ligningskontorene og fylkesskattekontorene gjennomfører årlig flere tusen bokettersyn. Selvstendig næringsdrivende og andre miniforetak kan også få besøk.

Det beste du kan gjøre for å redusere frykten for et bokettersyn, er å ha orden i papirene. Hvis du fører regnskapene dine selv, er det ekstra viktig å tenke gjennom dette. Det er forskjell på deg og en autorisert regnskapsfører. Har du like god kontroll på bilag og dokumenter? Husk at bokettersynet kan kreve å få innsyn i 10 år gamle dokumenter.

NB! Det er ditt ansvar å sørge for at alt er i orden. Hvis du bokfører kostnader du ikke har grunnlag for gjelder ordtaket om at "etter den søte kløe, kommer den sure svie." Hvis bokettersynet dukker opp. Fall derfor ikke for fristelsen å ta snarveier.

I et diskusjonsforum leste jeg nylig om en driver av enkeltpersonforetak som hadde fått varsel om bokettersyn. Selv om hun hadde brukbar kontroll, tok dette nattesøvnen fra henne.

Hvis ettersynet banker på døra

For å slå det fast: Som hovedregel har du krav på å få forhåndsvarsel hvis ligningsmyndighetene planlegger et besøk i dine lokaler og arkiver.

Ligningsloven sier at alle selvstendig næringsdrivende kan pålegges å ”legge fram, utlevere eller sende inn sine regnskapsbøker, bilag, kontrakter, korrespondanse, styre- og revisjonsprotokoller og andre dokumenter av betydning for hans ligning og kontrollen av denne.”

NB! Du plikter å oppbevare dokumentene i 10 år i Norge etter utløpet av det aktuelle regnskapsåret.

Dette gjelder denne typen dokumenter:

• Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning.
• Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5.
• Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen.
• Nummererte brev fra revisor.

For de følgende kategoriene av dokumenter gjelder det et krav om oppvevaring i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt:

• Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning.
• Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning.
• Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet.
• Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

(Kilde: Bokføringsloven)

Hvis ligningsmyndighetene krever det, skal du eller en fullmektig (for eksempel regnskapsføreren din) være til stede ved et bokettersyn og gi nødvendig veiledning og bistand og gi adgang til kontor- og bedriftslokaler.

Du kan klage

Du har en lovmessig rett til å klage over pålegget om å gi opplysninger eller medvirke til undersøke dersom du mener at du ikke har plikt eller lovlig adgang til å etterkomme pålegget.

NB! Klage, som kan være muntlig, må fremsettes straks når den pålegget angår er til stede, og ellers innen tre dager.

Den som har gitt pålegget skal enten omgjøre det eller snarest mulig legge klagen fram for nærmeste overordnede organ til avgjørelse.

NB! Den myndighet som ga pålegget kan velge å gi utsetting. Hvis ikke skal bokettersynet gjennomføres, selv om klagen ikke er avgjort. Ifølge Ligningsloven heter det at ”Utsetting bør gis hvis den som ga pålegget finner at klagen reiser rimelig tvil om lovligheten av pålegget.”

På den andre siden: Hvis du har helt rent mel i posen, er det kanskje ingen grunn til å frykte et besøk fra skattemyndighetene. Om det er rotete på kontoret har minimal betydning...

Vil ha korrekte innbetalinger

Skattemyndighetene har ett grunnleggende mål: Å sikre at korrekt skatt og merverdiavgift blir innbetalt til rett tid. Derfor gjennomfører de bokettersyn, kontrollbesøk og andre kontrolltiltak hos næringsdrivende, enten rent rutinemessig eller hvis det er mistanke om ulovligheter.

NB! Bokettersyn er ikke kun skummelt: I forbindelse med kontrolltiltak gir myndighetene også informasjon om regler som gjelder for skatt og merverdiavgift.

Eksempel på saksgang

De som gjennomfører et bokettersyn skal

• uoppfordret vise legitimasjon
• gi beskjed om hva formålet med kontrollen er
• orientere om din opplysningsplikt og følgene av ikke å etterkomme denne
• orientere om din rett til å klage på pålegg om å medvirke ved kontrollen.

Den som foretar kontrollen bestemmer hvor langt tilbake i tid undersøkelsen skal foretas, maksimalt 10 år.

Som næringsdrivende plikter du å gi opplysninger om ethvert økonomisk mellomværende du har eller har hatt med kunden din, når opplysningen knytter seg til begge parters virksomhet. Dette gjelder for eksempel:

• varelevering
• varekjøp
• tjenester
• vederlag

NB! Boketterseeren har naturligvis taushetsplikt om de forhold han/hun blir kjent med gjennom kontrollen.

Etter at bokettersynet har sett gjennom alle ”bøkene”

• skal det være en sluttkonferanse hvor resultatet av kontrollen gjennomgås
• skriver den som gjennomførte kontrollen en rapport og sender til deg. Denne blir du bedt om å gi dine merknader til.

Deretter vil en annen saksbehandler ved fylkesskattekontoret eller ligningskontoret vurdere om du må betale tilleggsskatt og eventuelt tilleggsmoms.

NB! Du må også betale renter på toppen av det du eventuelt skylder kemneren.

Merk! Informasjon om hva som skjer i etterkant av kontrollen har vi innhentet hos Troms fylkesskattekontor og ligningskontorene i Troms. Vi kan ikke garantere at praksisen er nøyaktig den samme i alle fylkene.

Registrer deg kostnadsfritt her, og bli aktiv bruker av vårt forum.